Договор-заявка на перевозку — это тот самый лист, который заказчик обычно подписывает по диагонали, потому что машина уже выехала, а груз надо отправлять сегодня. А потом выясняется, что в заявке стоит газель вместо пятитонника, вес указан «примерно три тонны», а про грузчиков не сказано ни слова. Дальше начинается разговор о доплатах, простое и «мы так не договаривались», хотя договаривались ровно так, как написано в заявке. Заявка — это и есть договор на конкретный рейс: она фиксирует, какая машина, куда, когда, с каким грузом и по какой цене едет.
Хорошая новость в том, что проверить заявку можно за пять минут, если знать, на какие пункты смотреть. Их немного — десяток, и каждый отвечает за конкретный риск: неправильный адрес, неподходящая машина, лишний простой, неожиданная доплата за грузчиков. Ниже — разбор документа по пунктам без юридических тонкостей: что должно быть написано в каждой строке, чем грозит пустое поле и какие формулировки на практике приводят к спорам после рейса.
ТК «100% Позитиff» на рынке грузоперевозок с 2008 года, работает по России и странам СНГ, охват — 277 городов; у нас свой автопарк и партнёры в регионах. За эти годы через нас прошли десятки тысяч заявок, и почти все спорные ситуации после рейса объяснялись одним и тем же: в заявке чего-то не было написано. Поэтому мы заинтересованы в том, чтобы заказчик читал документ до подписи и задавал вопросы заранее — так дешевле для обеих сторон.
Зачем нужен договор-заявка и что он решает
Договор-заявка — это документ на один рейс. Он может быть самостоятельным (тогда в нём же прописаны общие условия работы) или приложением к рамочному договору, если вы возите регулярно. Смысл один: перевозчик и заказчик заранее согласовали параметры рейса и цену, и дальше каждый знает свои обязанности.
Заявка отвечает на шесть вопросов: откуда, куда, когда, чем везём, что везём, сколько это стоит. Всё остальное в документе — это уточнения на случай, если что-то пойдёт не по плану: сколько времени машина ждёт бесплатно, кто платит за лишний час, кто грузит, кто крепит, когда и как оплачивается рейс. То есть заявка — не формальность перед выездом, а инструкция для водителя и заранее решённый спор.
Практический принцип: всё, что не написано в заявке, на рейсе не существует. Если вы по телефону договорились, что машина подождёт три часа, а в заявке стоит один час — считать будут по заявке. Если обещали помочь с погрузкой, а в графе «грузчики» пусто — грузчиков не будет. Поэтому любая устная договорённость должна попасть в текст документа хотя бы одной строкой.
Адреса загрузки и выгрузки: контакты, время, подъезд
Адрес в заявке должен быть полным и однозначным: город, улица, дом, корпус или строение, номер въезда, ворота или пандус, если это склад. «Москва, Каширское шоссе, склад» — не адрес, а повод потратить час на поиск. Для складских комплексов обязательно указывают номер ворот или дока, потому что территория может быть на километр в длину.
Контактное лицо — второй по важности пункт после адреса. Нужен человек, который физически находится на месте и отвечает на звонок: кладовщик, прораб, администратор. Телефон бухгалтера или менеджера, который сидит в другом офисе, не помогает. Практика простая: два контакта на каждый адрес, основной и резервный.
Время — это не «утром», а интервал. «Загрузка 8:00–12:00» означает, что машина подаётся в этом окне и груз готов в этом окне. Отдельно в заявке стоит отметить ограничения адреса, потому что они прямо влияют на выбор машины и на цену.
- Пропускной режим: нужен ли пропуск на машину и водителя, за сколько часов его оформляют, какие данные для этого нужны.
- Ограничения по въезду: запрет для фур, разрешение для грузовиков только в определённые часы, низкая арка, узкий двор.
- Тип разгрузки: с уровня дока, с земли, нужен ли гидроборт, есть ли на месте погрузчик или рохля.
- Этаж и лифт, если это доставка не на склад: грузовой лифт с размерами кабины или подъём по лестнице.
Отдельно про частую ошибку: «выгрузка по факту, адрес сообщу позже». Такая формулировка допустима только если в заявке зафиксирован город и предельное расстояние, потому что иначе непонятно, что считать выполненным рейсом и как считать цену. Нормальный вариант — указать город и ориентир, а точный адрес передать не позднее чем за сутки.
Дата и окно подачи машины
В заявке всегда две связанные вещи: дата подачи и временное окно. Окно нужно, чтобы обе стороны понимали допустимый люфт. Машина под погрузку в 9:00 и машина «в течение дня 20 числа» — это разные обязательства и часто разная цена, потому что во втором случае перевозчик свободнее в планировании.
На межгороде важна ещё дата выгрузки или срок в пути. Правильная формулировка — «срок доставки 3–4 суток с даты загрузки» либо конкретная дата с пометкой, является ли она обязательной. Жёсткая дата выгрузки — это отдельное условие: машина идёт без догрузов, а иногда с двумя водителями, и это стоит дороже обычного рейса. Если дата в заявке просто написана без такой оговорки, она воспринимается как ориентировочная.
Полезная привычка для межгорода: смотреть на расстояние и реальный ход машины, а не на желаемое. Фура идёт 600–750 км в сутки с учётом режима труда и отдыха, поэтому 1 800 км — это трое суток, а не двое. У нас на сайте по каждому из 277 городов есть отдельная страница с расстоянием от Москвы и ориентировочным сроком в пути: перед подписанием заявки по ней удобно проверить, реалистична ли дата, которую вы просите поставить.
Тип и характеристики машины
В заявке должен стоять не просто «грузовик», а тип кузова и его параметры: тоннаж, объём, внутренние габариты, тип загрузки. Причина простая: груз может не влезть по одному из трёх измерений, а вы об этом узнаете, когда машина уже стоит на месте.
| Машина | Грузоподъёмность и объём | Что обычно везут |
|---|---|---|
| Газель | до 1,5 т, 9–16 м³ | город, мелкие партии, 4–6 паллет при тентовом кузове |
| Пятитонник | до 5 т, около 36 м³ | 15 паллет, мебель, оборудование средних габаритов |
| Десятитонник | до 10 т, 45–55 м³ | стройматериалы, крупные партии, межгород средней дальности |
| Фура, еврофура | 20 т, 33 европаллеты, длина 13,6 м, 82–92 м³ | полные партии, межгород, дальние плечи |
| Изотерм и рефрижератор | от 1,5 до 20 т, режим от минус 20 до плюс 12 | продукты, кондитерка, лакокрасочные материалы, фармацевтика |
| Манипулятор | стрела 3–10 т, борт 5–15 т | техника, бытовки, ёмкости, груз без погрузчика на адресе |
Отдельно фиксируют тип загрузки: задняя, боковая, верхняя. Для паллет, которые ставят погрузчиком с земли, нужна боковая загрузка или шторный полуприцеп. Для длинных конструкций — верхняя. Если в заявке этого нет, вы можете получить фуру с глухими бортами и только задней дверью, и погрузка встанет.
Ещё три параметра, которые стоит вписывать, когда груз непростой: нужен ли гидроборт, нужны ли такелажные ремни и коники, требуется ли европейский бескапотный тягач с определённой высотой седла под ваш прицеп. Последнее актуально при работе с собственными прицепами и негабаритом.
Груз: наименование, вес, объём и количество мест
Это самая часто заполняемая «примерно» часть заявки — и самая дорогая по последствиям. Нужны четыре цифры и одно название.
Наименование груза — конкретное, а не «товары народного потребления» или «стройматериалы». Правильно: «профиль алюминиевый, длина 6 м», «стеклопакеты в обрешётке», «станок фрезерный, 1 место», «холодильное оборудование». Наименование определяет способ крепления, требования к упаковке, температурный режим и нужны ли особые разрешения. Формулировка «сборный груз» без расшифровки — это гарантия, что водитель приедет без того оборудования, которое понадобится.
Вес — общий и на одно место, если места тяжёлые. Грузоподъёмность выбирают по фактическому весу, и превышение — это штраф по осевым нагрузкам и риск снятия машины с рейса на посту весового контроля. «Около трёх тонн» при факте 4,2 тонны означает, что пятитонник загружен на 84 процента и всё в порядке, а вот если в заявке был трёхтонник — груз не поедет.
Объём — в кубометрах либо через количество паллет с размерами. Легкий, но объёмный груз считается не по весу, а по месту в кузове: мебель, упаковка, пенопласт, изоляция. Двести килограммов утеплителя могут занять половину фуры.
Количество мест и габариты самого большого места — это то, что защищает и вас, и водителя. Количество мест фиксируется при погрузке и при выдаче, и без него нельзя доказать недостачу. Габарит самого крупного места нужен, чтобы понять, проходит ли он в дверной проём кузова и поместится ли в лифт на выгрузке.
Почему точные цифры — это точная цена
Цена рейса считается по трём основаниям: занятое место в кузове, вес и работы на адресах. Каждая из этих величин берётся из заявки. Если вы заявили 8 м³ и 1,2 тонны, а на месте оказалось 14 м³ и 2,1 тонны, происходит одно из двух: либо машина не берёт весь груз и часть остаётся, либо перевозчик подаёт другую машину, и это уже другая цена и другое время. Оба варианта хуже, чем пять минут на подсчёт объёма заранее.
Считать объём просто: длина на ширину на высоту каждого места в метрах, сумма по всем местам, плюс 10–15 процентов на неплотную укладку. Для паллет ещё проще: europaleta 1200×800 мм при высоте 1 600 мм — это примерно 1,5 м³, и в фуру входит 33 такие паллеты в один ярус. Если считать лень — сфотографируйте груз и пришлите фото диспетчеру, по фото объём оценивается с точностью процентов до пятнадцати.
Нормативное время на погрузку и выгрузку и простой
В каждой заявке есть строка про нормативное время: сколько машина стоит на адресе бесплатно. Это не придирка перевозчика, а экономика рейса: водитель ограничен режимом труда и отдыха, а машина запланирована под следующую загрузку. Типичные нормативы выглядят так.
| Машина и тип рейса | Норматив на адрес | Что съедает время |
|---|---|---|
| Газель, город | 1–2 часа | очередь на складе, оформление пропуска, ожидание кладовщика |
| Пятитонник, город и регион | 2–3 часа | ручная погрузка без рохли, пересчёт по позициям |
| Фура, межгород | 24–48 часов на загрузку и выгрузку суммарно | очередь на распределительном центре, окно приёмки |
| Рефрижератор | как фура, но время под двигателем считается отдельно | поддержание режима при открытых дверях |
Второе, что должно быть в этой строке, — стоимость сверхнормативного простоя: за час или за сутки. Именно здесь чаще всего стоит прочерк, и именно из-за этого прочерка потом идут споры. Если цифры нет, перевозчик посчитает по своим общим условиям, а заказчик будет считать, что простой бесплатен. Проверьте, что в заявке указано и время, и цена часа или суток сверх него, и от какого момента считается время — от прибытия машины на адрес или от момента постановки под погрузку.
Практический совет: при работе с крупными складами и распределительными центрами запрашивайте норматив с запасом. Если вы знаете, что приёмка на вашем складе идёт по 4–5 часов, ставьте в заявку 5 часов и обсудите цену сразу. Это дешевле, чем платить простой по факту, потому что заранее согласованное время перевозчик учитывает в планировании.
Грузчики и крепление груза: кто что делает
В заявке должно быть прямо написано, кто выполняет погрузочно-разгрузочные работы. По умолчанию водитель не грузчик: он подаёт машину, открывает кузов, контролирует размещение и крепление, оформляет документы. Поднимать коробки и таскать мебель — отдельная услуга, которую либо заказывают у перевозчика, либо обеспечивают своими силами на адресе.
Возможные варианты, и все три надо уметь различать: грузчики от перевозчика (указывается количество и время работы), грузчики или персонал заказчика, механизированная погрузка (погрузчик или кран на адресе — тогда указывают, чей он и в какие часы доступен). Для тяжёлых мест свыше 80–100 кг вручную работа вообще не делается — нужен либо гидроборт и рохля, либо погрузчик, либо манипулятор.
Крепление груза — отдельный пункт, который путают с погрузкой. Размещение и крепление в кузове — зона ответственности перевозчика: ремни, распорные штанги, коврики против скольжения, углы. Но крепить можно только то, что упаковано так, что поддаётся креплению. Если груз без поддона, без жёсткой тары и с неровными гранями, ремни его не удержат. Поэтому в заявке имеет смысл отметить, кто отвечает за упаковку и обрешётку: если это заказчик — он делает её до подачи машины, если перевозчик — это отдельная услуга с указанием количества мест.
Порядок и срок оплаты
В этом пункте нужны четыре вещи: сумма рейса, что в неё входит, способ оплаты и срок. Сумма должна быть указана целиком, а не «по тарифу»: если рейс считается по километрам или по часам, в заявке ставят ставку, минимальное количество и порядок округления.
Дальше — что входит. Нормальная формулировка перечисляет: перевозка от адреса до адреса, нормативное время на адресах, конкретные дополнительные услуги. И отдельно — что не входит: платные дороги, пропуска, погрузочные работы, если их не заказывали, ожидание сверх норматива.
Способ и срок: юридические лица работают по счёту безналичным платежом — предоплатой, по факту выгрузки или с отсрочкой, если это согласовано; частные клиенты платят картой или переводом. Срок оплаты стоит писать в днях от конкретного события: «в течение 3 банковских дней с даты предоставления транспортной накладной и счёта». Формулировка «по факту» без уточнения, что считается фактом, — источник недопонимания: для перевозчика факт — это выгрузка, для заказчика иногда — получение оригиналов документов почтой.
И про документы под оплату: уточните в заявке, нужны ли оригиналы транспортной накладной и акта приёма-передачи, в каком количестве экземпляров и куда их отправлять. Для бухгалтерии крупных компаний это критично, и рейс, выполненный идеально, может ждать оплаты месяц только потому, что оригиналы уехали не на тот адрес.
Дополнительные услуги: гидроборт, обрешётка, экспедирование
Каждая дополнительная услуга — отдельная строка с ценой или пометкой «включено». Пустая строка означает «не заказано».
| Услуга | Когда нужна | Что указать в заявке |
|---|---|---|
| Гидроборт | нет дока и погрузчика, места тяжелее 100 кг | на каком адресе нужен, вес самого тяжёлого места |
| Грузчики | ручная погрузка, мебель, подъём на этаж | количество человек, часы, этаж, наличие лифта |
| Обрешётка и паллетирование | хрупкий груз, дальнее плечо, перегрузки | количество мест, габариты каждого |
| Экспедирование | ценный груз, пересчёт по позициям, сдача под пломбу | что именно делает экспедитор |
| Страхование | оборудование, электроника, стекло | заявленная стоимость груза, перечень позиций |
| Рохля, такелаж, разбор мебели | перевозка офиса, тяжёлая техника | объём работ и на каком адресе |
Про экспедирование стоит сказать отдельно, потому что слово понимают по-разному. Экспедитор — это не второй водитель и не грузчик. Он сопровождает груз, принимает его по количеству мест, следит за сохранностью пломбы, оформляет документы и решает вопросы на адресах. Пересчёт по позициям внутри мест — это уже другая услуга, и она требует времени и согласования: водитель такой пересчёт делать не обязан и, как правило, не делает.
Изменения в день рейса: адрес, вес, объём
Меняется всё и у всех, вопрос только в том, как это оформить. Правило одно: любое изменение в день рейса подтверждается письменно — сообщением в рабочем чате, письмом или новой версией заявки. Устное «водитель в курсе» не работает, потому что водитель не сторона договора.
| Что изменилось | Последствия | Как правильно |
|---|---|---|
| Адрес выгрузки в том же городе | изменение пробега, иногда доплата | письменное подтверждение нового адреса и цены |
| Адрес в другом городе или районе | фактически другой рейс | новая заявка или письменное допсоглашение |
| Вес больше заявленного | машина может не взять груз по тоннажу | сообщить до подачи машины, пересчитать тип авто |
| Объём больше заявленного | часть груза остаётся на адресе | предупредить заранее, согласовать замену машины |
| Сдвиг времени загрузки | простой, срыв следующей загрузки | согласовать новое окно и порядок оплаты ожидания |
| Добавились места | меняется цена и время погрузки | зафиксировать новое количество мест письменно |
Самый неприятный сценарий — увеличение объёма в момент погрузки. Машина уже на адресе, груза больше, чем в заявке, и физически он не влезает. Вариантов всего три: везти частично и остаток отдельным рейсом, менять машину со сдвигом по времени, либо отказываться от рейса с оплатой подачи. Все три стоят денег, и все три предотвращаются одним звонком за день до загрузки.
Заявка и транспортная накладная: в чём разница
Эти два документа путают постоянно, хотя они решают разные задачи. Договор-заявка — это соглашение до рейса: кто, что, когда, чем и за сколько. Транспортная накладная — это документ самого рейса: она подтверждает, что груз был передан перевозчику, перевезён и выдан получателю, и в ней фиксируется фактика.
| Параметр | Договор-заявка | Транспортная накладная |
|---|---|---|
| Когда оформляется | до рейса, при согласовании | при погрузке, заполняется по ходу рейса |
| Что фиксирует | условия и цену | факт передачи, перевозки и выдачи груза |
| Кто подписывает | заказчик и перевозчик | грузоотправитель, водитель, грузополучатель |
| Где пишут отметки о проблемах | не пишут | именно здесь — оговорки о состоянии груза и времени |
| Для чего нужна потом | основание для расчётов и претензий по условиям | основание для оплаты и для претензии по сохранности |
Практический момент: претензия по сохранности груза или по простою почти всегда доказывается отметками в транспортной накладной, а не текстом заявки. Поэтому время прибытия машины, время окончания погрузки, количество мест и любые замечания к упаковке надо писать в накладную сразу, на адресе. Также нужен акт приёма-передачи с перечнем мест и состоянием упаковки, если груз ценный или его принимает не сам заказчик. Счёт выставляется после рейса и опирается на оба документа.
Типовые ошибки в заявке, из-за которых потом спорят
Список собран по реальным спорам, и почти каждый пункт — это пустое или неточно заполненное поле.
- Вес и объём «на глаз». Приводит к замене машины, частичной отправке или доплате в день рейса.
- Нет количества мест. Без него невозможно ни принять груз, ни доказать недостачу при выдаче.
- Общее наименование груза. «Оборудование» без уточнения — и водитель приезжает без ремней и гидроборта.
- Пустая строка про грузчиков. Заказчик ждёт, что грузить будет водитель, водитель ждёт грузчиков заказчика, машина стоит.
- Нет норматива времени или цены простоя. Самая частая причина расхождения в итоговой сумме.
- Телефон человека, которого нет на адресе. Машина приезжает и не может попасть на территорию.
- Не указан пропускной режим. Пропуск оформляется за сутки, машина простаивает день.
- Дата выгрузки без пометки, жёсткая она или ориентировочная. Заказчик считает срок обязательным, перевозчик — расчётным.
- Нет типа загрузки. Паллеты нельзя загрузить погрузчиком через задние двери фуры со стойками.
- Нет упоминания температурного режима. Зимой это брак груза, летом — испорченный товар.
- Не прописано, кто делает упаковку и обрешётку. Груз приходит на погрузку неподготовленным.
- Неполный адрес склада без номера ворот. Час-полтора потерянного времени и риск простоя.
И финальная проверка перед подписью, которая занимает минуту. Прочитайте заявку вслух и спросите себя: сможет ли водитель, который никогда не был на этом адресе и не разговаривал с вами, выполнить рейс по этому тексту. Если на каком-то пункте вы мысленно добавляете «ну, там же им скажут» — этот пункт надо дописать в заявку.
Частые вопросы
Обязательно ли подписывать заявку, если есть договор
Да. Рамочный договор описывает общие правила работы, а заявка фиксирует конкретный рейс: адреса, даты, машину, груз и цену. Без неё непонятно, что именно было согласовано по этой перевозке.
Что делать, если вес груза оказался больше заявленного
Сообщить до подачи машины, чтобы пересчитать тип автомобиля. Если выяснилось на погрузке, есть три варианта: везти часть груза, ждать замену машины или отменить рейс с оплатой подачи. Перегружать машину сверх тоннажа нельзя — это осевые нагрузки и снятие с рейса на контроле.
Сколько машина ждёт бесплатно
По городу обычно 1–3 часа в зависимости от тоннажа, на межгороде — до суток на загрузку и столько же на выгрузку. Точный норматив и цена часа сверх него должны быть написаны в заявке. Если строка пустая — уточните до подписи.
Входят ли грузчики в стоимость перевозки
Нет, если это не указано отдельной строкой. Водитель отвечает за подачу машины, размещение и крепление груза и документы, но не за ручную погрузку. Грузчиков заказывают заранее с указанием количества, часов и этажа.
Кто отвечает за крепление груза в кузове
Размещение и крепление — зона перевозчика: ремни, распорки, противоскользящие материалы. Но крепить можно только груз в пригодной упаковке. Если груз не паллетирован и без жёсткой тары, вопрос упаковки решается до погрузки и фиксируется в заявке.
Чем заявка отличается от транспортной накладной
Заявка — это договорённость до рейса: условия и цена. Накладная — документ самого рейса, она подтверждает передачу, перевозку и выдачу груза. Все отметки о времени, количестве мест и замечаниях пишут в накладную, и именно она потом доказывает простой или недостачу.
Можно ли поменять адрес выгрузки в день рейса
В пределах того же города — обычно да, с письменным подтверждением нового адреса и пересчётом цены, если меняется пробег. Другой город или регион — это фактически новый рейс, он оформляется отдельной заявкой или допсоглашением.
Как оплачивается перевозка и когда выставляется счёт
Юридические лица платят по счёту безналичным платежом, частные клиенты — картой или переводом. Срок оплаты пишут в днях от конкретного события, например от даты предоставления накладной и счёта. Отдельно уточните, нужны ли оригиналы документов и куда их направить.
Заказать перевозку
- Грузоперевозки газелью
- Грузоперевозки межгород
- Грузоперевозки по региону
- Грузоперевозки по России
- Грузоперевозки фурой
- Перевозка мебели
- Перевозка негабаритных грузов
- Перевозка оборудования
- Перевозка сборных грузов
- Перевозка строительной техники
- Перевозка строительных материалов
- Рефрижераторные перевозки